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Kraftakt Umzug: Volksbund ab jetzt in der Sonnenallee
Bundesgeschäftsstelle ist in neuen Räumen angekommen – ein Rückblick
14. Juli 2020

Vor gut zwei Jahren stand fest: Wir müssen da raus. Nicht freiwillig, aber aus einem guten Grund: Nach dem verheerenden Brand in einem Londoner Wohnhochhaus 2017, der sich unter anderem aufgrund von Sicherheits- und Materialmängeln so schnell ausbreiten konnte, ordneten auch hierzulande die Städte strenge Überprüfungen des Brandschutzes an. Dadurch wurden im Falle der Volksbund-Bundesgeschäftsstelle in Kassel ohnehin geplante Modernisierungsmaßnahmen vorgezogen. 

Man sagt, ein Umzug ist nach der Geburt des eigenen Kindes der zweitstressigste Moment im Leben. Das gilt für einen Drei-Personen-Haushalt und wohl erst recht für einen 200-Personen-Bürokomplex – samt EDV-Ausrüstung, ein 100 Jahre umfassendes Archiv, wichtigen historischen Dokumenten und 200 Meinungen und gute Ratschlägen. Keine leichte Aufgabe für das drei Mann starke Umzugsteam.

Wer braucht wieviel Platz?
Wo fängt man an? Wo soll man hin? Um das zu bestimmen, galt es zunächst, den Ist-Zustand zu analysieren: Wie viele Mitarbeitende ziehen um? Wieviel Platz benötigen die einzelnen Abteilungen? Welche Abteilungen arbeiten eng zusammen, müssen dementsprechend auch nah beieinander angesiedelt werden? Auf dieser Basis schieden viele Objekte in der Kasseler Innenstadt aus, die oft nur bis zu 1.000 Quadratmeter Bürofläche bereithielten.

In der Definition des Soll-Zustands befand sich neben Kriterien wie der Möglichkeit flexibleren Arbeitens, mehr Besprechungsräume, bessere Vernetzung und Kommunikation untereinander auch die „City-Nähe“. Diese Nähe wäre zwar mit einer angedachten Anmietung von Räumlichkeiten der Alten Hauptpost in der Friedrich-Ebert-Straße gegeben gewesen. Allerdings wäre dies zu Lasten anderer – für die Zukunftsfähigkeit der Organisation wichtigerer – Punkte gegangen wie Wirtschaftlichkeit, technische Infrastruktur oder die räumliche Aufteilung.

Nicht zu groß und nicht zu klein
Der Kontakt zur in Kassel-Niestetal beheimateten SMA zeigte schnell: Hier sind wir an der richtigen Adresse – wenn auch knapp außerhalb der Kasseler City. Die Gebäude 2 und 3 auf dem Campus des führenden Herstellers von Photovoltaik-Systemtechnik hatte zuvor die Entwicklungsabteilung mit Büros und Labors genutzt. Somit musste nicht viel umgebaut werden. Sowohl die Aufteilung der Etagen als auch die Größe der Büros mit bis zu vier Arbeitsplätzen passte nahezu perfekt zu den Bedürfnissen des Volksbundes.

Jede der fünf Abteilungen findet auf einer Etage Platz und ein persönlicher Austausch ist nur eine Fahrstuhlfahrt oder einen kleinen Gang über den Hof entfernt. Die Haustechnik ist auf dem neusten Stand, und auch die offene Unternehmenskultur des 1981 gegründeten, international agierenden Unternehmens lädt zum Austausch ein.

Büroplan_Version12
Man kann nicht alle zufriedenstellen – auch mit diesem Mantra im Hinterkopf war es natürlich immer das Ziel, auf möglichst viele Wünsche und Bedürfnisse zu reagieren und einen für alle annehmbaren Büroplan zu gestalten. Das Kernumzugsteam erstellte zunächst einen groben Bedarfsplan – in Abstimmung mit den Abteilungen und zugeschnitten auf die räumlichen Gegebenheiten. Je detaillierter die Planungen von den einzelnen Etagen in die Büros und schließlich zu den einzelnen Arbeitsplätzen reichten, desto enger wurde die Absprache mit den Abteilungsleitern und den Mitarbeitenden. Elf Versionen wurden verworfen bevor der Plan schließlich in die Umsetzung gehen konnte.

Das jetzige Inventar ergab sich aus individueller Bedarfsermittlung und setzt sich zusammen aus mitgebrachten, aber auch aus neu gekauften sowie von der SMA übernommenen Möbeln.

Starker Partner, starke Arme, starkes Team
Planung und Vorbereitung des Umzugs stemmte der Volksbund komplett aus eigener Kraft: vom logistischen, architektonischen und technischem Know-how des Kernumzugsteams über die Expertise der EDV bis hin zur organisatorischen Unterstützung der Verwaltung inklusive des Referats Personal.

Die handfeste Exekutive übernahm ein Umzugsunternehmen aus Kassel – praktischerweise auch ein langjähriger Partner der SMA und somit mit dem Gelände bestens vertraut. Vom 1. bis zum 10. Juli fuhren zwei LKW und ein Sprinter zusammen über 100 Touren zwischen Werner-Hilpert-Straße und Sonnenallee, 30 kräftige Arme verteilten 2.600 Umzugskartons auf 84 Büros.

Soll-Zustand ist erreicht
Der Zeitplan war eng und ließ kaum Abweichungen zu: Die neuen Möbel kamen am 25. Juni in die neuen Büros, die ersten Kartons, Möbel und Technik verließen die alte Bundegeschäftsstelle am 1. Juli, am 6. Juli saßen die ersten Mitarbeitenden schon an ihrem neuen Arbeitsplatz. Ohne Wochenendeinsatz unter anderem des EDV-Teams wäre dies nicht zu schaffen gewesen. Aber das Engagement hat sich gelohnt: Bis auf ein paar Schönheitskorrekturen ist der Soll-Zustand erreicht.

Das Archiv sowie Ausstellungszubehör befinden sich noch in der alten Geschäftsstelle, da in der dafür vorgesehenen unteren Etage der neuen Adresse noch bis Anfang nächsten Jahres Laborequipment von SMA lagert.

Resümee
Größte Herausforderung: der Umzug während des laufenden Betriebs. Sowohl in der alten als auch in der neuen Geschäftsstelle "lebten" Karton und Mensch zeitweise in einer zwiespältigen Symbiose zusammen, EDV-Mitarbeiter lagen einem buchstäblich unter dem Schreibtisch zu Füßen und man fragte sich, in welchem Auktionshaus die mit bunten Stickern versehenen Tische, Stühle und Bürocontainer wohl unter den Hammer kommen würden.

Größtes Glück: kein Krankheitsfall! Nicht mal einen Schnupfen vermeldete einer der umzugsrelevanten Mitarbeitenden – ganz zu schweigen von einem Corona-GAU. Auch das Umzugsunternehmen und die Möbelfirma blieben verschont.

Größtes Geschenk: die Unterstützung aus der Belegschaft und die gute Zusammenarbeit mit den Mitarbeitenden von SMA. Es gab wohl niemanden in der Bundesgeschäftsstelle, der nicht von dem Projekt Umzug „betroffen“ war. Die meisten jedoch haben ihr Möglichstes getan, um zu unterstützen, mit anzupacken – oder zumindest nicht im Weg zu stehen.

Stressig wie eine Geburt also? Nicht ganz. Aber auch schön, jetzt da es geschafft ist.

Hier finden Sie eine Übersicht über die Ansprechpartner.
Einen Bericht zur Schlüsselübergabe finden Sie hier, einen Artikel über die Hintergründe des Umzugs in der HNA.

Hinweis für Besucherinnen und Besucher
Aktuell sind die Volksbund-Räume wegen der Infektionsgefahr noch für Besucherinnen und Besucher geschlossen. Wenn die Sperrung aufgehoben ist, gilt für den Volksbund – wie für alle anderen SMA-Gebäude auf dem Campus – eine Anmeldepflicht.

Text: Jenny Francke
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