Aufgabe des Referats Gräbernachweis sind Feststellung und Nachweis der Kriegsgräber und die Identifizierung der Toten. In allen Fragen der Suche nach Gräbern, der Identifizierung, der Ermittlung von Hinterbliebenen, der Entschlüsselung von Erkennungsmarken und anderem arbeitet das Referat eng mit dem Bundesarchiv zusammen – mit der Abteilung Personenbezogene Auskünfte in Berlin, die aus der Deutschen Dienststelle (ursprünglich Wehrmachtsauskunftsstelle) hervorgegangen ist.

Die Zentralgräberkartei des Volksbundes, deren Anfänge auf das Jahr 1945 zurückgehen, umfasst eine alphabetische Namenkartei mit rund 2,5 Millionen Meldungen zu gefallenen deutschen Soldaten und eine nach Ländern und Grablageorten gegliederte Friedhofskartei, in der deutsche Gefallene mit nachweisbarer Grablage verzeichnet sind. Hierin nicht enthalten waren Grab- und Todesmeldungen für das Gebiet der ehemaligen Sowjetunion, die sich im Bundesarchiv in Berlin befinden. 1994 begann die Übermittlung dieser Meldungen an den Volksbund.

Diese Grabinformationen dienen heute dazu, Umbettungen vorzubereiten, Ergebnisse des Umbettungsdienstes auszuwerten und Unterlagen für die namentliche Kennzeichnung auf Kriegsgräberstätten aufzubereiten.

Zum Datenbestand gehören auch Schriftwechsel mit Angehörigen, die ebenfalls wertvolle Informationen zu Grablagen enthalten können. Mehr als 800.000 inzwischen digitalisierte Einzelvorgänge mit Ermittlungen, Daten und Auskünften zu Schicksalen und Grablagen ebenso vieler Vermisster und Gefallener sind archiviert.

Seit dem Abschluss des Kriegsgräberabkommens mit Russland 1992 bargen Volksbund-Umbetter die Gebeine von mehr als einer Million deutscher Kriegstoter in Osteuropa. Der Gräbernachweis stellte auch dafür genaue Angaben zu den Grablagen bereit. Die vom Umbettungsdienst notierten Feststellungen am Grab (Umbettungsprotokolle) werden im Gräbernachweis ausgewertet.

Neben den umgebetteten Kriegstoten werden auch diejenigen, die nicht mehr geborgen werden konnten oder „unter den Unbekannten“ ruhen, namentlich ermittelt, erfasst und auf Kriegsgräberstätten verzeichnet. In Zusammenarbeit mit dem Bundesarchiv gelingt es noch immer, viele bislang als unbekannt bestattete Gefallene zu identifizieren.

Damit die Namen der Kriegstoten am Ende auf Grabzeichen oder Gedenktafeln stehen, gibt der Gräbernachweis sie mit den persönliche Daten und der Bezeichnung der Grablage an die Abteilung Kriegsgräberstätten weiter. Sie veranlasst, dass sie auf die Natursteintafeln übertragen werden.

Die Gräbersuche online

1999 begann der Gräbernachweis damit, die Informationen über Kriegstote und Vermisste im Internet zu veröffentlichen, sodass Angehörige sowie andere Interessentinnen und Interessenten eigenständig recherchieren können. Inzwischen stehen fast 5,5  Millionen Datensätze in der „Gräbersuche online“ zur Verfügung.