Je genauer die Angaben, desto größer die Chance, Grablagen auch rund 80 Jahre nach dem Ende des Zweiten Weltkriege noch zu finden. Das Referat Gräbernachweis stellt diese Informationen zusammen und bereitet sie auf. Die Aufzeichnungen aus dem Bundesarchiv haben in den meisten Fällen Gräberoffiziere der Wehrmacht angefertigt: Listen, Karteikarten oder Zeichnungen, aus denen hervorgeht, wo und in welcher Reihenfolge die Toten seinerzeit bestattet wurden.

Diese Informationen werden in Form von Grablagelisten aus der Gräberdatenbank bereitgestellt, Schriftwechsel dazu werden ausgewertet und zusammen mit Kartenmaterial wie Landkarten und alte Grablageskizzen zu einem Paket geschnürt. Vielfach recherchieren auch die Gruppenleiter des Umbettungsdienstes im Einsatzland in lokalen Archiven. Finden sie Informationen zu Grablagen, werden die mit denen aus Archivbeständen in Deutschland abgeglichen.

Zeitzeugen sind eine weitere wichtige Quelle, auch wenn die wenigsten heute noch leben. Überlieferte Hinweise, die Augenzeugen an die nächsten Generationen weitergegeben haben, erhält der Volksbund nach wie vor. An Bedeutung gewinnt seit einigen Jahren die Auswertung historischer Luftbilder und externer genealogischer Datenbanken. Auch sie bieten wertvolle Informationen.

Die „Umbettungssaison“ geht in der Regel von April bis Dezember. Nach Abschluss übergeben die Umbetter die Dokumentationen dem Gräbernachweis. Das Ziel: Anhand der Umbettungsprotokolle und Ausbettungsberichte in enger Zusammenarbeit mit dem Bundesarchiv so viele Tote wie möglich zu identifizieren.

Die Umbettungsprotokolle und Ausbettungsskizzen werden zunächst mit altem Kartenmaterial und Beleglisten der Friedhöfe verglichen, die die Truppenteile – zumindest in den ersten Kriegsjahren – angefertigt hatten. Historische Fotos der von Grabinschriften, Hinweise auf die Todesursache, Übereinstimmungen mit den Daten anderer Gefallener (wie Truppenzugehörigkeit) können ebenfalls bei der Identifizierung helfen. Ziel ist es, so viele Informationen wie möglich einzubeziehen, damit das Ergebnis eindeutig ist – denn letztlich geht es darum, den Toten ihre Namen wiederzugeben und die Angehörigen endlich zu informieren.

Im besten Fall haben die Umbetter bei dem Toten seine Erkennungsmarke gefunden. Ist ihre Dokumentation dann mit den Informationen in der Zentralgräberkartei abgeglichen und stimmen die Angaben zur Grablage mit den Daten der Erkennungsmarke überein, ist eine erste Identifizierung möglich.

Leider kommt es häufig vor, dass alte Friedhöfe oder Teile davon nicht zugänglich sind, weil sie überbaut oder neue Gräber darüber angelegt wurden oder aus anderen Gründen nicht sondiert werden kann. Auch diese Fälle werden dokumentiert: Die Namen der dort ruhenden Toten werden in Gedenkbüchern oder auf Tafeln einer Kriegsgräberstätte verzeichnet.

Das Bundesarchiv als amtlicher Gräbernachweis hat jeden einzelnen Fall zu prüfen und zu bestätigen. Es entschlüsselt gegebenenfalls die Erkennungsmarken und zeigt den Kriegssterbefall an. Darum übermittelt der Volksbund seine Ergebnisse an die Abteilung Personenbezogene Auskünfte. Sie werden mit Informationen zum Beispiel aus Verlustmeldungen der Wehrmacht und Erkennungsmarkenverzeichnissen der Truppe ergänzt.

Abschließend stellt das Bundesarchiv eine nach Grablage oder Umbettungsnummern geordnete Liste auf und übersendet sie zurück an den Gräbernachweis – damit geht die Arbeit beim Volksbund weiter.

Bestätigungsvermerke, Änderungen und Ergänzungen werden anschließend in das Gräberinformationssystem eingearbeitet. In Fällen, die noch offen sind, beginnt ein letzter Identifizierungsversuch in der Hoffnung, dass zum Beispiel die Reihenfolge der Bestattungen oder die Altersstruktur doch noch zum Ziel führen. Bringen auch diese Bemühungen keinen Erfolg, so wird der Tote als „Unter den Unbekannten ruhend“ erfasst.